Sprawozdanie z kontroli zarządczej

SPRAWOZDANIE Z KONTROLI ZARZĄDCZEJ

W MUZEUM HISTORYCZNYM W LEGIONOWIE

ZA 2020 ROK

 

 

I.                USTALENIA OGÓLNO – ORGANIZACYJNE 

 

1. Muzeum zostało utworzone przez Organizatora-Gminę Legionowo dnia 1 sierpnia 2006 r. (Uchwała Nr XLVI/591/2006 Rady Miasta Legionowa)

Podstawy i zasady działania określają: 

·        statut Muzeum 

·        regulamin organizacyjny 

·        ustawa o muzeach 

·        ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej 

·        ustawa o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami 

·        ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych 

 

2. Dyrektor Muzeum ponadto ustalił i wprowadził w życie: 

·        regulamin pracy 

·        regulamin wynagradzania pracowników 

·        przyjęte zasady (polityka) rachunkowości 

·        instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych 

·        instrukcję kasową 

·        instrukcję inwentaryzacyjną 

 

3. W ramach badania zasad funkcjonowania kontroli zarządczej: 

Dyrektor Muzeum opracował zarządzenie w sprawie ustalenia Zasad Kontroli Zarządczej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych przez Ministra Finansów w formie komunikatu zgodnie z art. 69. pkt. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zmianami). Opracowane Zasady Kontroli Zarządczej zapewniają realizowanie zadań Muzeum w sposób zgodny z prawem, celowy, efektywny, oszczędny i terminowy. 

Dokonano identyfikacji i oceny ryzyka, prowadzone jest monitorowanie zagrożeń i podejmo­wane są decyzje dla rozwiązania ewentualnych problemów. 

4. Urządzenia księgowo-ewidencyjne są prowadzone na bieżąco, zgodnie z wymogami przepisów, stosownie do zakładowego planu kont poprzez stosowany odpowiedni system komputerowy FK. Zapisy analityczne i syntetyczne uzgadniane są na bieżąco. 

5. Podstawą gospodarki finansowej Muzeum jest opracowany i przedłożony do zatwierdzenia plan finansowy na rok 2020. 

6. Opracowane materiały sprawozdawcze dotyczące wykonania budżetu są zgodne z danymi liczbowymi  zawartymi w urządzeniach księgowych. 

7. Sprawozdania statystyczne i budżetowe opracowywane są na podstawie danych źródłowych zawartych w księgach  rachunkowych i inwentarzowych. Są sporządzane i przekazywane w terminie.

8. Dyrektor Muzeum akceptuje wszystkie wydatki  dokonywane ze środków publicznych składając swój podpis na dowód przeprowadzonej kontroli, oraz zatwierdza wydatek do wypłaty. 

 

 

II.              Zasady etyczne

 

Zasady etyczne dla pracowników Muzeum określa Zarządzenie Dyrektora Nr 9/2012 w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etyki pracowników Muzeum Historycznego w Legionowie. Kodeks Etyki wyraża podstawowe wartości etyczne uznane przez pracowników Muzeum za wspólne, wyznacza zasady postępowania, którymi kierują się pracownicy w miejscu pracy i poza nim, w relacjach z przełożonymi, współpracownikami oraz gośćmi muzealnymi. Do Muzeum w 2020 roku nie wpłynęły żadne skargi i wnioski związane z łamaniem zasad etycznych przez pracowników. Wyniki samooceny w zakresie stosowania zasad etycznych przez pracowników są zadawalające. 100% pracowników wskazało, że wie jakie zasady etycznego postępowania obowiązują w Muzeum.

 

III. Gospodarka pieniężna i rozrachunki 

 

W ramach tego tematu na bieżąco przestrzegane i kontrolowane są następujące zagadnienia: 

·        Prawidłowość przechowywania i zabezpieczenia gotówki w kasie oraz  innych wartości, 

·        Zgodność stanu faktycznego gotówki w kasie z saldami raportów kasowych, 

·        Wpłata gotówki do kasy odbywa się na podstawie prawidłowo wystawionych dowodów księgowych. 

·        Wypłata gotówki z kasy odbywa się tylko i wyłącznie na podstawie dowodów księgowych posiadających wszystkie cechy dowodu księgowego, a dowody te zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 

·        Kasjer złożył deklarację o odpowiedzialności materialnej, 

Na dzień 31 grudnia 2020 roku została przeprowadzona inwentaryzacja stanu gotówki w kasie zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie; różnic nie stwierdzono. 

Wszystkie zobowiązania wobec kontrahentów regulowane są na bieżąco, a ich wielkość nie przekracza możliwości finansowych Muzeum, ograniczonych wielkością otrzymywanej dotacji. 

Wszystkie zobowiązania z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są w terminach przewidzianych przepisami prawa. 

Muzeum uzyskało przychody z:

- dotacja z Urzędu Miasta otrzymywana na pokrycie wydatków bieżących i inwestycyjnych 
              zgodnie z zatwierdzonym w tym zakresie planem i harmonogramem,

- środki ze sprzedaży wydawnictw muzealnych,

Na koniec roku salda należności i zobowiązań podlegają uzgodnieniu w drodze potwierdzenia sald. 

 

IV. Gospodarka środkami rzeczowymi 

 

1. Muzeum nie posiada środków rzeczowych (muzealiów, środków trwałych, wyposażenia, zbiorów bibliotecznych) zbędnych i niezagospodarowanych. 

2. Uważamy, że prawidłowo prowadzimy ewidencję poszczególnych rodzajów środków rzeczowych zarówno w księgach inwentarzowych, jak i w księgach rachunkowych oraz systemie MONA, które są dwa razy w roku uzgadniane. 

3. Składniki majątkowe w środkach rzeczowych inwentaryzowane są we właściwych terminach. W 2020 roku przeprowadzono inwentaryzację uproszczoną depozytów i materiałów wystawienniczych znajdujących się w Muzeum.

4. Prawidłowo stosuje się umorzenia i amortyzację środków trwałych, a ich zasady opisane zostały w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości. 

5. Przy dokonywaniu zakupów przestrzegane są przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. 

 

V. Realizacja planu finansowego 

 

1. Realizowane zadania rzeczowe są zgodne z zatwierdzonym planem finansowym, a wydatki dokonywane są zgodnie z harmonogramem, modyfikowanym (za zgodą Organizatora) w zakresie ponoszonych wydatków w rozbiciu na poszczególne rodzaje kosztów rodzajowych. 

Muzeum w roku sprawozdawczym nie dokonywało zakupów inwestycyjnych z wyłączeniem zakupów muzealiów dokonywanych z dotacji celowej.

2. Prawidłowo są ponoszone wydatki związane z eksploatacją obiektów ( woda i ścieki, gaz,  wywóz nieczystości, konserwacje i naprawy, przeglądy okresowe stanu budynku i urządzeń a także monitoring, telekomunikacja, internet i inne). 

3. Właściwie są rozliczane koszty podróży służbowych. 

4. Prawidłowo ustalono wynagrodzenia pracowników tj. zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz prawidłowo dokonano rozliczenia z ZUS naliczonych składek i z Urzędem Skarbowym naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych. 

Sporządzono stosowne deklaracje podatkowe wymagane przepisami prawa i złożono w odpowiednich Urzędach. 

 

VI. Utrzymanie obiektów budowlanych. Działalność remontowo – konserwacyjna.

 

1. Założono i na bieżąco prowadzona jest książka obiektu budowlanego zgodnie z art. 64 ustawy z 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2000 roku nr 106 poz. 1126 

      z późn. zmianami). 

2. Przestrzegane są terminy przeglądów określonych w art. 62 prawa budowlanego. 

3. Nie narusza się zasad, form i trybu postępowania, określonych ustawą z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 roku poz. 2019 z późn. zmianami) przy udzielaniu zamówień na roboty remontowo – konserwacyjne. 

4. Mienie Muzeum zostało ubezpieczone na podstawie postępowania wyboru najkorzystniejszej oferty. 

5. W Muzeum działa zarówno monitoring antywłamaniowy jak i przeciwpożarowy we wszystkich obiektach (willa Bratki, filia Piaski, pawilon wystawienniczy). 

6. Opracowane i wdrożone są instrukcje ppoż. i bhp, a w opracowaniu jest plan ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych. 

 

VII. Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

 

Zgodnie z art.3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U z 2020 roku poz. 1070, 2400) w Muzeum wypłacane są  świadczenia osobom uprawnionym do korzystania ze środków funduszu zgodnie z postanowieniami regulaminu w tym zakresie. 

 

VIII. Zamówienia publiczne 

 

 Każde zamówienie sprawdzane jest pod kątem obowiązujących przepisów i procedur wewnętrznych w zakresie wynikającym z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych – Dz. U. z 2019 roku poz. 1843 z późn. zmianami. 

 

IX. Archiwizacja 

 

 W Muzeum stosuje się instrukcję kancelaryjno-archiwalną pozytywnie zaopiniowaną przez Archiwum Państwowe. 

 

X. Bezpieczeństwo i higiena pracy

 

 W Muzeum zostały zarządzeniem Dyrektora uregulowane sprawy w zakresie bhp, opracowano odpowiednie instrukcje postępowania w przypadku zagrożeń z którymi zapoznano pracowników oraz przeprowadzono odpowiednie szkolenia. Poprawiono Instrukcję Bezpieczeństwa Pożarowego dot. Pawilonu Wystawienniczego. Wszyscy pracownicy mają aktualne szkolenia BHP oraz badania lekarskie. Gaśnice i hydranty sprawdzane co rok, są sprawne.

 

XI. Szkolenia

 

 W Muzeum ustalone są zasady i formy szkoleń w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. Szkolenia planuje się w oparciu o analizę zadań stawianych przed Muzeum, analizę opisu stanowisk pracy oraz z bieżących potrzeb zgłaszanych przez pracowników. Z uwagi na okres pandemii COVID-19 szkolenia odbywało się częściowo 

 on-line. W 2020 roku pracownicy skorzystali z 11 szkoleń, wykładów, warsztatów, sympozjów i konferencji.